Favoriser le succès des évaluations périodiques de programme

Madelaine St-Jean

9 avril 2009

Pour s'assurer que la formation offerte dans les facultés soit d'une qualité optimale, pertinente et à jour, l'Université de Sherbrooke accorde une importance primordiale à sa Politique d'évaluation périodique des programmes. «Dans le contexte de mondialisation, la notion de qualité devient cruciale, explique Martin Buteau, vice-recteur aux études. Pour demeurer un joueur de premier plan, une université comme la nôtre doit démontrer qu'elle dispose de processus solides et rigoureux pour évaluer et bonifier constamment la qualité de ses programmes.»

À cette fin, plusieurs précisions et ajouts ont été introduits, en avril 2008, à la Politique d'évaluation périodique des programmes de l'Université.

Changements apportés à la politique

«À la suite des constats ressortis d'un premier bilan de l'application de la politique (de 2001 à 2007), plusieurs précisions et ajouts ont été introduits dans le but d'en améliorer la mise en application et d'assurer le renforcement des résultats produits», explique Madelaine St-Jean, responsable du Secrétariat de l'évaluation périodique.

Les changements apportés à la politique touchent, entre autres, aux aspects suivants. La perspective systémique et stratégique dans lequel s'inscrit le processus institutionnel d'autoévaluation est mise en relief. Les critères de qualité et de pertinence des programmes sont rendus plus explicites. Une étape de suivi des recommandations a aussi été ajoutée.

«Ce suivi est fait pour assurer que les recommandations issues de l'évaluation soient mises en place et que les améliorations soient intégrées à la formation. On souligne donc la nécessité que les évaluations portent concrètement fruit», explique Madelaine St-Jean.

Ces précisions et ajouts améliorent les conditions de réussite des évaluations périodiques tout comme le mandat élargi confié au Secrétariat de l'évaluation périodique.

Mandat élargi

À la suite des modifications intégrées à la politique, l'Université a confié la responsabilité du Secrétariat de l'évaluation périodique à Madelaine St-Jean. Cette dernière voit non seulement à l'application de la politique et à la coordination de la réalisation de l'ensemble des évaluations, mais aussi au suivi institutionnel de la mise en place des résultats dans les facultés. Elle apporte un appui aux directions de faculté, entre autres, pour assurer que les évaluations soient faites en conformité aux exigences de la politique. En collaboration avec les facultés et les services, Madelaine St-Jean voit à l'aménagement de conditions optimales de réalisation des évaluations compte tenu des divers contextes. Finalement, elle gère un nouveau budget d'aide à l'évaluation périodique.

De l'avis du recteur adjoint et vice-recteur aux études supérieures et à la formation continue, Denis Marceau, l'ensemble de ces mesures témoi-gnent de la volonté de la direction de donner plus d'emprise à la Politique d'évaluation périodique des programmes. «L'embauche de la responsable du Secrétariat et du personnel de soutien nécessaire en appui ainsi que l'ajout d'une enveloppe budgétaire dévolue au Secrétariat pour épauler les facultés dans leurs évaluations périodiques font partie des initiatives que nous avons prises dans le but d'amener les directions de faculté à s'approprier davantage la politique, explique-t-il. L'esprit de cette politique est de profiter de cette nécessité de faire l'évaluation des programmes dans une perspective stratégique, de façon à ce que nos programmes soient encore mieux établis dans le réseau universitaire québécois.»

Conditions favorisant le succès de l'évaluation périodique

L'expérience montre que les résultats de l'évaluation périodique sont fonction de la volonté du personnel enseignant d'apporter des améliorations significatives aux programmes de leurs facultés et départements, mais pas uniquement. Les résultats de l'évaluation périodique reposent également sur les conditions de réalisation dans lesquels les comités d'évaluation de programme (professeurs, chargés de cours et étudiants) sont placés. Des conditions adéquates doivent donc être aménagées pour que chacun des comités puissent arriver, dans les délais prescrits, à des résultats utiles, substantiels et porteurs pour la formation, l'objet même de l'évaluation périodique.

«Parmi les conditions qui favorisent le succès d'une évaluation périodique, notons qu'il est important d'assurer une bonne compréhension de l'autoévaluation à réaliser, tout comme il est essentiel de clarifier les rôles et les responsabilités respectives des directions de faculté, des conseils de faculté et des comités d'évaluation de programme (CEP). En ce qui concerne le travail des CEP, il devient nécessaire d'alléger la tâche le plus possible, par exemple, en leur fournissant d'emblée les données essentielles (institutionnelle, facultaire et les comparables) à un examen rapide de la qualité et de la pertinence du programme», explique Madelaine St-Jean.

L'évaluation périodique implique la participation active de toutes les instances. Par exemple, l'appui qu'apportent le Service de soutien à la formation avec ses conseillers pédagogiques ou en évaluation ainsi que le Bureau de la registraire est essentiel. La volonté des directions de faculté de mener à bien l'évaluation et d'en faire le suivi, de même que le soutien et la reconnaissance facultaire et institutionnelle constituent des facteurs incontournables de réussite.

Martin Buteau se dit très fier du travail accompli ces dernières années par le Secrétariat de l'évaluation périodique, organisme qui relève du vice-rectorat aux études. «Avec Madelaine St-Jean, l'Université a la chance de pouvoir compter sur la personne idéale pour mener cette tâche cruciale et délicate. Son regard avisé et son expertise dans l'élaboration de programmes constituent des éléments très précieux pour notre organisation, tout comme son doigté pour aider les facultés à bonifier leurs programmes», souligne-t-il.

Une nouvelle vitrine d'information

Depuis janvier, le Secrétariat de l'évaluation périodique propose sur son site Internet les résumés des évaluations terminées afin de donner un aperçu des problématiques abordées ainsi que des recommandations mises de l'avant. On peut également consulter le nouveau Guide d'application de la politique en vigueur depuis l'automne 2008 et le Guide pour l'évaluation externe et la visite des experts externes. On y trouve le premier calendrier général des évaluations périodiques (2001-2011), dont l'évaluation de la moitié des programmes à grades est complétée. Plus du quart des programmes sont sous évaluation actuellement et l'évaluation des programmes restants débutera au cours des deux prochaines années.

Dès l'an prochain, le calendrier 2011-2021 sera en préparation. Pour ce deuxième calendrier, le Secrétariat de l'évaluation périodique travaille dès maintenant à la mise en place de conditions de réalisation qui permettront de maximiser les bénéfices escomptés de l'évaluation périodique.